私のタスク管理
前から書く書くと言っていたタスク管理の記事を、ようやく書く気になりました（書く時間ができました）。
役立つかもしれませんし、役立たないかもしれませんが、参考にしていただけると喜びます。
はじめに
この記事は、できれば余裕があるときに参考にしてください。余裕がないときのために簡易版の管理方法を紹介します。
- まず誰かに頼む（後ろめたさは捨てましょう）
- 残ったものに優先度を振る
- 優先度順に片付ける
基本は「他人に任せる」or「やらない」です。何事も少しの余裕は必要。
基本概念
GTDについて
私は「GTD」という手法を参考に少しだけアレンジしています。GTDは "Getting Things Done"の略です。詳細な内容が知りたい場合は公式(英語版)や公式(日本語版)を見てください。
私はこの記事を見ていてますので、詳しい内容はそちらに譲ります。
GTDでのタスク処理は、「やること」が舞い込んできた瞬間から次のような手順で行います。
- アクションを起こせるか？
- 起こせないなら捨てるか、「いつかやる」リストに追加
- 起こせるなら2へ
- 2分でできるか？
- 2分でできるなら「今すぐやる」
- 2分でできないなら3へ
- そのタスクを完了するには、2つ以上のことをする必要があるか？
- あるなら「プロジェクト」リストに追加
- ないなら4へ
- 他人に任せられないか？
- 任せられるなら任せて、「連絡待ち」リストに追加
- 任せられないなら「次にとるべき行動」リストに追加
結果として、次の4つのリストができるはずです。
- 次にとるべき行動：まずするべきタスク
- 連絡待ち：他人に任せて、その結果を待っているタスク
- プロジェクト：複数の手順で構成されるタスク
- あとでやる：気が向いたときにするタスク
運用方法
前述の4つのリストの他に、「インボックス」というリストを作って、タスクが舞い込んできたらとりあえずそこに入れます。 私は、インボックスに入れる前に2分でできるかの判断をしてしまいます。
ちょっと時間ができたときに、前述の手順に沿ってタスクをそれぞれのリストへ振り分けます。
最優先で片付けるのは「次にとるべき行動」リストです。また、「プロジェクト」に関しては、常に関連タスクのうち1つが「次にとるべき行動」リストにあるようにすると捗ります。
「あとでやる」リストは週一くらいで見直して、できそうだったら他のリストに振り分けます。
初めてやるときは、思いつく限りのタスクをインボックスに入れたほうがいいです。なんなら「机の上を掃除する」くらいでもいいのです。全部書き出してスッキリしましょう。そのあと振り分けをします。初回は1時間くらいかかりました。
私のツール
私はMicrosoftの「To-Do」というアプリ（サービス）を使っています1。
選定理由はこんな感じ。
- 機能が限定されていてシンプル
- Windows・mac・iPhone・Android等、多くのデバイスに専用アプリがある
- Microsoft Planner（プロジェクト管理サービス）と同期できる
- 「今日の予定」機能が地味に便利
活用方法
リスト分けはこんな感じ。「今日の予定」から「タスク」まではデフォルトであります。
「タスク」リストが、前述の「インボックス」に該当します。期限を設定したものは「今後の予定」に入ります。
「プロジェクト」に入れたタスクには、写真のようにサブタスクを設定します。
最後に
あくまで一例です。やり方やツールはレビューを見るより、自分で試行錯誤しながら合ったものを見つけるのが一番です。
今日も皆に進捗のあらんことを。
